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Le saviez-vous ?
Le registre doit être au siège social de la société pendant au moins 6 ans à compter du dernier procès-verbal, conformément aux règles relatives au droit à la communication de l’administration fiscale. Pour attester de la viabilité d’un registre d’Assemblée générale, le greffe du tribunal de commerce ou le maire de la commune du siège social doivent parapher et coter le document. Le faux et l’usage de faux sont punis de 3 ans d’emprisonnement et 45 000 euros d’amende (article 44-1 du Code pénal).
Le registre d’assemblée générale est-il obligatoire ?
Le registre d’assemblée générale est obligatoire. Le registre d’assemblée générale doit être tenu par toutes les sociétés, qu’elles soient civiles ou commerciales. Cette obligation s’applique indistinctement à une SARL, SNC, SA, SCI, SAS, EURL, SASU, etc.
Qu’est-ce qu’un registre d’assemblée générale ?
Le registre d’assemblée générale est un dossier qui conserve l’ensemble des procès-verbaux (PV) des assemblées générales. Ce document est dressé au terme de chaque assemblée afin de constater et retracer les différentes décisions acceptées durant la réunion.
Il possède une utilité probatoire, mais sert également de classification administrative en facilitant la transparence et la traçabilité. En effet, le registre permet de conserver la chronologie de toutes les décisions et les informations statutaires prises par la société ou l’association au cours de sa vie.
La forme de conservation des documents de l'entreprise
Originale ou copie ?
Le registre d’assemblée générale est un dossier qui conserve l’ensemble des procès-verbaux (PV) des assemblées générales. Ce document est dressé au terme de chaque assemblée afin de constater et retracer les différentes décisions acceptées durant la réunion.
Il possède une utilité probatoire, mais sert également de classification administrative en facilitant la transparence et la traçabilité. En effet, le registre permet de conserver la chronologie de toutes les décisions et les informations statutaires prises par la société ou l’association au cours de sa vie.
Format papier ou format électronique ?
L’écrit électronique est admis comme preuve (au même titre que l’écrit sur support papier) sous réserve que l’on puisse identifier la personne dont il émane, et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité.
D’ailleurs, le code de commerce autorise le commerçant à tenir son livre-journal et son livre d’inventaire sous forme électronique, à condition qu’ils soient identifiés, numérotés et datés dès leur établissement par des moyens offrant toute garantie en matière de preuve.
La durée de conservation d'un document sur support informatique
Les documents établis ou reçus sur support informatique doivent être obligatoirement conservés sous la forme électronique pendant au moins 3 ans, délai pendant lequel l’administration fiscale peut exercer un droit de reprise. L’entreprise n’est pas tenue de constituer d’archivage supplémentaire sur papier.
Passé ce délai, ils doivent être conservés sur tout support, au choix, pendant un délai de 3 ans.
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